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Author Topic: Hotelbuchung - So geht es dieses Jahr  (Read 4598 times)

Jumpy

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Hotelbuchung - So geht es dieses Jahr
« on: 29.12.2019, 18:37:09 »

(English Version)

DAS HOTEL IST AUSGEBUCHT!

Du kannst hier im Forum nach jemandem suchen, der einen Zimmerpartner sucht, oder Du kannst Dich nach einem anderen Hotel umsehen. Außerdem besteht eine kleine Chance, dass kurz vor EF noch Zimmer frei werden und die Warteliste schon abgearbeitet ist.

Die Hotelbuchungsseite wird am Abend vor dem Buchungsstart verfügbar.

Du findest den Link dorthin im Registration-System. Logge Dich einfach ein und klicke auf "How to book a room" ("Hotelzimmer buchen").

Auf der Seite kannst Du alle nötigen Informationen eintragen, ganz in Ruhe und ohne Zeitdruck. Du kannst sogar die e-Mail schon generieren, damit Du die Mail in deinem Mailprogramm schon vorbereiten kannst. Noch NICHT absenden, da fehlt noch was!

WICHTIG: Zu diesem Zeitpunkt fehlt der geheime Code in der e-Mail, an seiner Stelle befindet sich eine Reihe von kleinen schwarzen Boxen.

Wir werden den geheimen Code um Punkt 7 Uhr morgens veröffentlichen. An mehreren Stellen:
- @eurofurence wird ihn tweeten.
- Die Hotelbuchungsseite lädt ihn automatisch nach und fügt ihn ein
- Wir posten ihn im Telegram announcement channel von Eurofurence
- Ihr alle könnt mithelfen, dass jeder den Code bekommt. Ihr dürft ihn gern überall veröffentlichen, wo Ihr möchtet.

Den geheimen Code musst Du in der Mail an den 2 Stellen einfügen, wo vorher die schwarzen Boxen waren (1x im Betreff, 1x im Text der Mail), dann kannst Du die Mail ans Hotel absenden.

Natürlich ist die Zimmerreservierung so immer noch eine Lotterie, da können wir angesichts einer zu geringen Gesamtzahl von Zimmern nicht wirklich was dagegen tun. Aber die Lotterie wird nicht von einem evtl. überlasteten Regserver kommen, sondern es wird der normale Zufall beim e-Mailversand sein. Außerdem hat das noch den Vorteil, dass es für Dich nicht lange dauern kann, egal was passiert.

WICHTIG: Das Hotel prüft den geheimen Code. E-Mails ohne ihn werden vom Hotel nicht bearbeitet werden!

Da das Hotel über 1000 E-Mails von uns bearbeiten muss, ist es zwingend, dass Deine e-Mail alle notwendigen Informationen enthält, inklusive einer Telefonnummer für die 1. Person im Zimmer. Außerdem muss die Mail wie unser Template formatiert sein, benutze einfach den Mailgenerator oder halte Dich an unsere Vorlage.

E-Mails ohne den geheimen Code oder mit fehlender Information werden vom Hotel eine ablehnende Antwort erhalten, aber das kann mehrere Stunden dauern, und bis dahin sind die Zimmer dann mit Sicherheit ausgebucht.

Und nur für den Notfall haben wir an diesem Posting ein Template für die e-Mail als Textdatei angehängt. Das kannst Du auch benutzen und passend editieren. Bitte das Format nicht wesentlich verändern, und vor allem KEINE Felder entfernen. Es ist ok, bei der 2. und ggf. 3. Person hinzuschreiben, dass die Infos noch nicht bekannt sind, wenn Du noch keine Zimmerpartner hast.
« Last Edit: 18.01.2020, 18:39:54 by Jumpy »
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"The squirrel that you kill in jest, dies in earnest." (Henry David Thoreau)
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